Ob Fachkräftemangel, digitale Transformation oder auch der generelle Wertewandel innerhalb der Gesellschaft: Schon vor der Pandemie befand sich die Arbeitswelt in einem radikalen Umbruch. Durch Corona nahmen diese Veränderungen rasant an Fahrt auf. Und spätestens als die Politik die Pflicht zum Home-Office ausgerufen hat, waren die Rahmenbedingungen für das Arbeiten der Zukunft unmissverständlich gesetzt. Doch nicht immer fällt es Mitarbeiter:innen leicht, diesen Wandel zu akzeptieren oder ihn gar aktiv mitzugestalten. Besonders das hybride Arbeiten als neues, zentrales Element in der Welt des „Neuen Arbeitens“ ist für viele Menschen noch immer mit großen Herausforderungen verbunden. Hier kann Change-Kommunikation einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg beitragen. In diesem Artikel erfahrt Ihr mehr!
Change-Prozesse richtig kommunizieren
Zahlreiche Studien belegen, dass Veränderungsprojekte vor allem an mangelnder, unzureichender oder ineffektiver Information, Motivation, Partizipation und Integration der Mitarbeiter:innen und Führungskräfte scheitern. Der Grund hierfür: Veränderungen im Unternehmen lösen oftmals Ängste und Widerstände aus. Um diesen Ängsten und Widerständen frühzeitig zu begegnen, hat sich in den letzten Jahren die Change-Kommunikation als wichtige Teildisziplin der Unternehmenskommunikation etabliert. Die Change-Kommunikation (oder auch: Veränderungskommunikation) verfolgt dabei das Ziel, einen Wandel gegenüber Mitarbeiter:innen und anderen Stakeholdern nachvollziehbar und im besten Fall motivierend zu kommunizieren.
Warum der Weg zum hybriden Team begleitet werden muss
Die COVID-19-Pandemie hat eine Entwicklung beschleunigt, die schon seit langem abzusehen war: Die Wahl des Arbeitsplatzes und der Arbeitszeit werden zunehmend flexibler. Doch nicht alle Mitarbeiter:innen sind mit dieser neuen Flexibilität gleichermaßen glücklich. Plötzlich müssen sie das Büro verlassen, in dem sie täglich viel Zeit verbracht und sich und sich eingerichtet haben. Oder sie müssen sich mit neuen Technologien wie z. B. dem cloudbasiertem Arbeiten auseinandersetzen. Diese Veränderungen stören gewohnte Abläufe, was bei Mitarbeiter:innen dazu führen kann, dass sie Unsicherheiten oder sogar Ängste vor unbekannten Arbeitsabläufen empfinden. Nur die wenigsten entwickeln sich deshalb zu sogenannten „Promotoren“, die die Notwendigkeit oder Vorteile von Veränderungen sofort erkennen und den neuen Gegebenheiten mit einer positiven Einstellung begegnen. Häufiger trifft man hingegen auf die „Skeptiker“, die den Nutzen einer Veränderung auf sachlicher Ebene nicht gewährleistet sehen. Diese lassen sich jedoch oftmals mit Zahlen, Daten und Fakten überzeugen. Wirklich schwierig zu erreichen und zu überzeugen sind die „Zweifler“: Sie sehen sich subjektiv als Verlierer der Veränderung. Sie sind verunsichert und haben Angst etwas zu verlieren. In manchen Unternehmen ist es daher dringend notwendig, den Wandel hin zu einer neuen Kultur der Zusammenarbeit gegenüber den Mitarbeiter:innen zu kommunizieren. Dafür gibt es zwar keine Blaupausen, sehr wohl aber Instrumente und Methoden.
Instrumente und Methoden in der Change-Kommunikation
Grundsätzlich können für die Begleitung und Unterstützung der organisatorischen Entwicklungsprozesse alle Instrumente und Methoden genutzt werden, die einem Unternehmen in seiner internen und externen Kommunikation zur Verfügung stehen. Das Unternehmen OTTO, das auch zukünftig auf das Modell „Hybrides Arbeiten“ setzen möchte, hat beispielsweise sogenannte „Collaboration Sprints“ eingeführt, die den Kolleg:innen dabei helfen sollen, ihren Weg in den neuen Arbeitsalltag zu finden. Bei den „Collaboration Sprints“ geht es im Kern darum, die individuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten des Einzelnen mit den Interessen des Teams in Einklang zu bringen und zwischen diesen zu vermitteln. Konkret gestaltet sich dies so, dass sich jedes Teammitglied zunächst klar darüber werden muss, wie Art und Umfang der eigenen Tätigkeit zukünftig aussehen sollen, und welcher Arbeitsort zur Erfüllung dieser Tätigkeit erforderlich ist. Dann werden die Schnittstellen sowie übergeordnete, gemeinsame Interessen mit anderen Teammitgliedern ausgelotet und Regeln für die Erreichbarkeit aufgestellt. Nachdem diese Punkte geklärt sind, kommt das Team in einem moderierten Workshop zusammen, um die unterschiedlichen Bedürfnisse zusammenzutragen.
Ziel des Ganzen ist es, die individuellen und gemeinsamen Bedürfnisse transparent zu machen sowie zwischen den einzelnen Perspektiven zu vermitteln, um anschließend daraus ein gemeinsames Commitment über die zukünftige Zusammenarbeit zu erzielen. Im Anschluss daran startet der eigentliche Sprint: eine dreimonatige Erprobungsphase des getroffenen Commitments.
Hybrides Arbeiten: Big Pictures als Tool für die Change-Kommunikation am Bildschirm
Als praktisches und beliebtes Tool für die Change-Kommunikation rund um die neue Arbeitswelt hat sich in den letzten Monaten auch das digitale Workshop-Paket „Hybride Zusammenarbeit“ von Big Pictures etabliert. Ähnlich den „Collaboration Sprints“ von OTTO lassen sich mit dem Workshop-Paket die Bedürfnisse, Bedenken und Visionen von Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen visualisieren. Denn das digitale Workshop-Paket besteht aus verschiedenen visuellen Elementen, mit denen Unternehmen einen Workshop zum Thema „Hybrides Arbeiten“ am Bildschirm durchführen können. Dazu gehören beispielsweise Background Elemente, Objekte und Icons, sowie Szenen, in denen Menschen die Hauptrolle spielen. Diese Elemente können gemeinsam im Team – ähnlich wie bei einem Puzzle – ganz einfach in einem Online White Board Programm wie z. B. Miro zu neuen Arbeitssituationen und Arbeitswelten zusammengesetzt, bearbeitet, diskutiert und weiterentwickelt werden. Beste Voraussetzungen, damit Mitarbeiter:innen sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild davon zu machen, wie das hybride Arbeiten im eigenen Unternehmen zukünftig aussehen kann!
Hier geht es zum Workshop Paket „Hybride Zusammenarbeit“.