Større effekt for en verden uden sult
Med transformationsprojektet ZAMI omlægger Welthungerhilfe sine administrative og organisatoriske strukturer. Det store billede skaber klarhed over mål, sammenhænge og ændringer og understøtter kommunikationen om indførelsen af SAP S/4HANA.
Emne
Forandring og transformation
branche
• Internationalt udviklingsarbejde
• NGO
Format
• Big Picture (transformationsbillede)
Anvendelsesområde
• Kommunikation om forandringer
• Kommunikation om strategier
• Transformation „Progress“
Målgruppe
• Medarbejdere (globalt)
• Ledere
• Projektansvarlige
Særlige forhold
• Sammenkobling af SAP-migrering, processtandardisering og strategisk omlægning
Udgangssituation og udfordring: Mellem krav og administrativ virkelighed
Welthungerhilfe arbejder på verdensplan i komplekse og ustabile sammenhænge. Samtidig stiger kravene til gennemsigtighed, compliance, hastighed og ansvarlighed. Interne processer og it-strukturer var imidlertid delvist papirbaserede, ikke gennemgående netværksbaserede eller teknisk forældede. Manuel dataindtastning, parallelle systemer og bureaukratiske processer bandt ressourcer, der egentlig var nødvendige for projekter på stedet.
Med udløbet af SAP-supporten opstod der yderligere pres for at handle. I transformationsprojektet ZAMI (Zentrales Administrations- und Management-Instrument) samlede Welthungerhilfe derfor den organisatoriske og tekniske omlægning. Den nødvendige overgang til SAP S/4HANA berørte centrale områder som indkøb, økonomi og donorstyring – og dermed næsten alle lokationer og medarbejdere.
Udfordringen bestod i ikke at kommunikere denne gennemgribende forandring som et isoleret it-projekt, men som en strategisk omlægning: væk fra administrativ belastning og hen imod klart strukturerede, digitaliserede og mere effektive processer.
Løsningen: Orientering i transformationen
Det store billede gør ZAMI synligt som en samlet sammenhæng. Det viser, hvordan teknisk omstilling, processtandardisering og organisatorisk videreudvikling hænger sammen. Centrale proceskæder – fra indkøb over økonomistyring til donorstyring – præsenteres på en forståelig måde og placeres i den strategiske sammenhæng.
Det bliver således klart, at ZAMI er mere end blot en systemimplementering. Billedet illustrerer, hvordan automatisering, cloudbaserede løsninger og klart definerede ansvarsområder bidrager til at reducere administrationsomkostningerne og anvende ressourcerne mere målrettet.
På denne måde skabes der en fælles forståelse for, hvorfor transformationen er nødvendig, hvilke ændringer den medfører, og hvordan den på lang sigt styrker organisationens effektivitet.
Enkelte scener
Forandring i fællesskab
Forandring kræver engagement og tillid. En forandringsproces lykkes ikke alene, men gennem gensidig støtte og samarbejde. Nye veje går vi sammen – båret af åbenhed, pålidelighed og det fælles mål om at skabe en bæredygtig forandring.
Udvikle kompetencer
Systemændringer bliver kun effektive, hvis mennesker aktivt medvirker til at forme forandringen. Nye processer og digitale værktøjer kræver yderligere kompetencer, som opbygges gennem målrettet uddannelse og coaching. Kun på den måde kan medarbejderne udnytte de nye systemers potentiale på en sikker og ansvarlig måde.
Automatiseret arbejdsgrundlag
Systemskiftet og en ensartet datakilde gør det nemt at hente og evaluere oplysninger. Det sparer ikke kun tid, men støtter også medarbejderne på lang sigt, så der bliver mere tid til vigtige opgaver.
Sådan opstod det store billede
Takket være indhold, der blev stillet til rådighed på forhånd, kunne der allerede inden kick-off-mødet udarbejdes et første udkast til billeduniverset. Dermed blev grundstenen til indholdets struktur lagt, og de første billedfigurer kunne flytte ind i billedet i form af afstemningsscener. Dette udkast dannede derefter grundlag for den videre udvikling på kick-off-mødet.
Der fulgte yderligere aspekter og ideer, der bragte billedet til live. Da alt indhold var repræsenteret, kunne projektgruppen udvides med projektledelsen for transformationen. Den ekstra input, dette medførte, skærpede billedet og gjorde det til det færdige helhedsbillede.
1. Workshop og analyse
I fællesskab blev centrale procesområder, tekniske ændringer og strategiske mål struktureret og sammenkædet.
2. Prototyping og iteration
Indholdet blev oversat til en billedlogik, der kombinerer administrativ aflastning, digitale processer og effekt på stedet.
3. Feedback og færdiggørelse
Til sidst blev billedet færdiggjort med input fra projektledelsen og afrundet med talrig, asynkron feedback.
Effekt og resultater
Big Picture fungerer som et centralt kommunikationsværktøj for ZAMI. Det understøtter den interne orientering og hjælper medarbejdere over hele verden med at forstå transformationen og deres eget bidrag.
"Det store billede skaber en fællesnævner"
„I et transformationsprojekt af denne størrelsesorden er det ikke nok bare at omlægge systemerne. Vi måtte først finde en fællesnævner – i vores processer, i vores roller og i vores forståelse af samarbejde. Før havde hver afdeling sin egen logik. Det store billede hjalp os med at samle disse perspektiver og skabe et ensartet grundlag. Det synliggør, hvordan menneskeligt samarbejde og teknisk standardisering virker sammen – og hvorfor netop det er grundlaget for bæredygtig forandring."
Kilde, position
Ofte stillede spørgsmål om
Store billeder
Hvad er egentlig et "big picture"?
Et big picture er en visuel fremstilling af komplekse emner som virksomhedsstrategier, processer eller visioner. Det samler alle vigtige oplysninger i en enkelt, letforståelig grafik, der tydeligt viser sammenhænge og processer.
Til hvilke formål kan jeg bruge et Big Picture?
Big Pictures kan bruges til mange formål: til intern kommunikation (medarbejder-onboarding, strategi-workshops), ekstern kommunikation (kundepræsentationer, marketing), uddannelse, forandringsledelse og til visualisering af komplekse projekter.
I hvilke formater leveres Big Picture?
Vi leverer dit Big Picture i forskellige formater: som fil til brug i alle digitale kanaler, som højkvalitets storformatprint til dine lokaler, som animeret video til præsentationer eller onlinekanaler og som interaktivt Click Picture med infobokse til digitale applikationer.
Hvor lang tid tager det at udvikle et Big Picture?
Varigheden afhænger af emnets kompleksitet og det ønskede omfang. Efter en indledende konsultation udarbejder vi en detaljeret tidsplan og en overskuelig oversigt over omkostningerne.
Hvordan tilpasses det store billede til vores virksomhed?
Hvert Big Picture er unikt. Vi arbejder tæt sammen med jer for at gengive jeres specifikke indhold, jeres corporate design og jeres virksomhedsverden præcist. Processen foregår i flere koordineringsfaser.
Tilbyder I også et gratis første udkast?
Ja, gerne. I forbindelse med et gratis indledende møde kan vi også drøfte muligheden for at udvikle et uforpligtende indledende koncept for jeres specifikke emne, så I kan få en idé om mulighederne.
Det store billede
Juridiske oplysninger
Denne hjemmeside tjener til generel information. Vi påtager os ikke noget ansvar for eksternt indhold.