Más impacto para un mundo sin hambre
Con el proyecto de transformación ZAMI, Welthungerhilfe está reorganizando sus estructuras administrativas y organizativas. La visión global aporta claridad sobre los objetivos, las interrelaciones y los cambios, y facilita la comunicación sobre la implantación de SAP S/4HANA.
Tema
Cambio y transformación
sector
• Trabajo internacional para el desarrollo
• ONG
formato
• Panorama general (imagen de la transformación)
Ámbito de aplicación
• Comunicación del cambio
• Comunicación estratégica
• Transformación «Progress»
Público objetivo
• Empleados (a nivel mundial)
• Directivos
• Responsables de proyectos
características especiales
• Combinación de migración SAP, estandarización de procesos y reorientación estratégica.
Situación inicial y reto: entre las expectativas y la realidad administrativa
Welthungerhilfe trabaja en todo el mundo en contextos complejos y volátiles. Al mismo tiempo, aumentan las exigencias en materia de transparencia, cumplimiento normativo, rapidez y rendición de cuentas. Sin embargo, los procesos internos y las estructuras informáticas se basaban en parte en el papel, no estaban interconectados de forma continua o estaban técnicamente obsoletos. La introducción manual de datos, los sistemas paralelos y los procesos burocráticos consumían recursos que en realidad se necesitaban para los proyectos sobre el terreno.
La expiración del soporte de SAP supuso una presión adicional para actuar. Por ello, Welthungerhilfe agrupó la reorientación organizativa y técnica en el proyecto de transformación ZAMI (instrumento central de administración y gestión). La necesaria transición a SAP S/4HANA afectaba a áreas centrales como las compras, las finanzas y la gestión de donantes, es decir, a casi todas las sedes y empleados.
El reto consistía en comunicar este profundo cambio no como un proyecto informático aislado, sino como una reorientación estratégica: alejarse de la carga administrativa y avanzar hacia procesos claramente estructurados, digitalizados y más eficientes.
La solución: orientación en la transformación
La visión global muestra ZAMI como un contexto global. Muestra cómo se interrelacionan la transformación técnica, la estandarización de procesos y el desarrollo organizativo. Las cadenas de procesos centrales, desde la adquisición hasta la gestión financiera y la gestión de donantes, se presentan de forma comprensible y se clasifican en el contexto estratégico.
Así queda claro que ZAMI es más que la introducción de un sistema. La imagen ilustra cómo la automatización, las soluciones basadas en la nube y las responsabilidades claramente definidas contribuyen a reducir la carga administrativa y a utilizar los recursos de forma más específica.
De este modo, se crea una comprensión común de por qué es necesaria la transformación, qué cambios conlleva y cómo refuerza la eficacia de la organización a largo plazo.
Escenas individuales
Caminar juntos
El cambio requiere compromiso y confianza. Un proceso de cambio no se logra por sí solo, sino mediante el apoyo mutuo y la cooperación. Los nuevos caminos se recorren juntos, impulsados por la franqueza, la fiabilidad y el objetivo común de lograr un cambio sostenible.
Desarrollar competencias
Los cambios en los sistemas solo surten efecto cuando las personas participan activamente en el proceso de transformación. Los nuevos procesos y las herramientas digitales requieren habilidades adicionales que se adquieren mediante formación y coaching específicos. Solo así los empleados pueden aprovechar el potencial de los nuevos sistemas de forma segura y responsable.
Base de trabajo automatizada
El cambio de sistema y una fuente de datos uniforme permiten consultar y evaluar la información sin complicaciones. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también ayuda a los empleados de forma sostenible, de modo que disponen de más tiempo para tareas esenciales.
Así surgió la visión global
Gracias al contenido facilitado con antelación, se pudo crear un primer borrador del mundo visual incluso antes del inicio del proyecto. De este modo, se sentaron las bases para la estructura del contenido y se pudieron introducir los primeros habitantes del mundo visual en forma de escenas de votación. Este estado sirvió de base para el desarrollo posterior en la reunión inicial.
A continuación, se añadieron otros aspectos e ideas que dieron vida a la imagen. Una vez representados todos los contenidos, el grupo del proyecto se amplió con la dirección del proyecto de transformación. Las aportaciones adicionales resultantes perfeccionaron la imagen y la convirtieron en el panorama general definitivo.
1. Taller y análisis
De forma conjunta, se estructuraron y vincularon entre sí áreas centrales de procesos, cambios técnicos y objetivos estratégicos.
2. Prototipado e iteración
Los contenidos se tradujeron a una lógica visual que combina la reducción de la carga administrativa, los procesos digitales y el impacto local.
3. Comentarios y finalización
Finalmente, la imagen se completó con las aportaciones de la dirección del proyecto y se redondeó con numerosos comentarios asíncronos.
Efectos y resultados
El panorama general sirve como herramienta de comunicación central para ZAMI. Facilita la orientación interna y ayuda a los empleados de todo el mundo a comprender la transformación y su propia contribución a ella.
«La visión global crea un denominador común».
«En un proyecto de transformación de esta magnitud, no basta con cambiar los sistemas. Primero tuvimos que encontrar un denominador común: en nuestros procesos, en nuestras funciones y en nuestra forma de entender la colaboración. Antes, cada área tenía su propia lógica. La visión global nos ayudó a aunar estas perspectivas y a crear una base común. Permite ver cómo interactúan la colaboración humana y la estandarización técnica, y por qué precisamente eso es la base para un cambio sostenible».
Cita, posición
Preguntas frecuentes sobre
Grandes imágenes
¿Qué es exactamente una «visión global»?
Una visión general es una representación visual de temas complejos, como estrategias empresariales, procesos o visiones. Resume toda la información importante en un único gráfico fácil de entender que muestra claramente las relaciones y los procesos.
¿Para qué fines puedo utilizar una imagen general?
Las Big Pictures tienen múltiples aplicaciones: para la comunicación interna (incorporación de empleados, talleres estratégicos), la comunicación externa (presentaciones a clientes, marketing), cursos de formación, gestión del cambio y visualización de proyectos complejos.
¿En qué formatos se entrega Big Picture?
Te proporcionamos tu Big Picture en diferentes formatos: como archivo para su uso en todos los canales digitales, como impresión de gran tamaño y alta calidad para tus instalaciones, como vídeo animado para presentaciones o canales online y como imagen interactiva con cuadros de información para aplicaciones digitales.
¿Cuánto tiempo lleva desarrollar una gran imagen?
La duración depende de la complejidad del tema y del alcance deseado. Tras una primera consulta, elaboramos un calendario detallado y un resumen transparente de los costes.
¿Cómo se adapta el panorama general a nuestra empresa?
Cada Big Picture es único. Trabajamos en estrecha colaboración con vosotros para reflejar con exactitud vuestros contenidos específicos, vuestro diseño corporativo y vuestro mundo empresarial. El proceso se lleva a cabo en varias etapas de coordinación.
¿Ofrecéis también un primer concepto gratuito?
Sí, por supuesto. En el marco de una primera consulta gratuita, también podemos discutir la posibilidad de desarrollar un primer concepto sin compromiso para su tema específico, para que se hagan una idea de las posibilidades.
Big Pictury
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