Meer impact voor een wereld zonder honger
Met het transformatieproject ZAMI herstructureert Welthungerhilfe haar administratieve en organisatorische structuren. Het grote geheel zorgt voor duidelijkheid over doelstellingen, verbanden en veranderingen en ondersteunt de communicatie over de invoering van SAP S/4HANA.
Thema
Verandering en transformatie
sector
• Internationaal ontwikkelingswerk
• NGO
Formaat
• Big Picture (transformatiebeeld)
Toepassingsgebied
• Communicatie over veranderingen
• Communicatie over strategieën
• Transformatie "Progress"
Doelgroep
• Medewerkers (wereldwijd)
• Leidinggevenden
• Projectverantwoordelijken
bijzonderheden
• Combinatie van SAP-migratie, processtandaardisatie en strategische heroriëntatie
Uitgangssituatie & uitdaging: tussen ambitie en administratieve realiteit
Welthungerhilfe werkt wereldwijd in complexe en volatiele contexten. Tegelijkertijd worden de eisen op het gebied van transparantie, compliance, snelheid en verantwoordingsplicht steeds hoger. Interne processen en IT-structuren waren echter deels op papier gebaseerd, niet volledig gekoppeld of technisch verouderd. Handmatige gegevensinvoer, parallelle systemen en bureaucratische processen legden beslag op middelen die eigenlijk nodig waren voor projecten ter plaatse.
Met het aflopen van de SAP-ondersteuning ontstond er extra druk om actie te ondernemen. In het transformatieproject ZAMI (Zentrales Administrations- und Management-Instrument) bundelde Welthungerhilfe daarom de organisatorische en technische heroriëntatie. De noodzakelijke overstap naar SAP S/4HANA had betrekking op centrale gebieden zoals inkoop, financiën en donateursbeheer – en daarmee op bijna alle locaties en medewerkers.
De uitdaging was om deze ingrijpende verandering niet als een op zichzelf staand IT-project te communiceren, maar als een strategische heroriëntatie: weg van administratieve lasten, naar duidelijk gestructureerde, gedigitaliseerde en efficiëntere processen.
De oplossing: oriëntatie tijdens de transformatie
Het grote geheel maakt ZAMI als totaalcontext zichtbaar. Het laat zien hoe technische veranderingen, processtandaardisatie en organisatorische ontwikkeling in elkaar grijpen. Centrale procesketens – van inkoop en financieel beheer tot donateursbeheer – worden op begrijpelijke wijze weergegeven en in de strategische context geplaatst.
Zo wordt duidelijk: ZAMI is meer dan alleen de invoering van een systeem. Het beeld illustreert hoe automatisering, cloudgebaseerde oplossingen en duidelijk omschreven verantwoordelijkheden bijdragen aan het verminderen van de administratieve rompslomp en het gerichter inzetten van middelen.
Op deze manier ontstaat een gemeenschappelijk begrip van waarom de transformatie noodzakelijk is, welke veranderingen deze met zich meebrengt en hoe deze op lange termijn de effectiviteit van de organisatie versterkt.
Afzonderlijke scènes
Samen veranderen
Verandering vereist inzet en vertrouwen. Een veranderingsproces slaagt niet alleen, maar door wederzijdse ondersteuning en samenwerking. Nieuwe wegen worden samen bewandeld – gedragen door openheid, betrouwbaarheid en het gemeenschappelijke doel om de verandering duurzaam vorm te geven.
Competenties ontwikkelen
Systeemwijzigingen worden alleen effectief als mensen actief meewerken aan de verandering. Nieuwe processen en digitale tools vereisen aanvullende vaardigheden, die door middel van gerichte trainingen en coaching kunnen worden opgebouwd. Alleen zo kunnen medewerkers het potentieel van de nieuwe systemen veilig en verantwoord benutten.
Geautomatiseerde werkbasis
De systeemovergang en een uniforme gegevensbron maken het eenvoudig om informatie op te vragen en te evalueren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ondersteunt ook de medewerkers op duurzame wijze, zodat er meer tijd overblijft voor essentiële taken.
Zo ontstond het grote geheel
Dankzij vooraf verstrekte inhoud kon al vóór de kick-off een eerste ontwerp van de beeldwereld worden gemaakt. Daarbij werd de basis gelegd voor de inhoudelijke structuur en konden de eerste beeldbewoners in de vorm van afstemmingsscènes hun intrek nemen in het beeld. Deze stand vormde vervolgens de basis voor de verdere ontwikkeling tijdens de kick-off.
Er volgden nog meer aspecten en ideeën die het beeld tot leven brachten. Toen alle inhoud was weergegeven, kon de projectgroep worden uitgebreid met het projectmanagement van de transformatie. De extra input die hierdoor werd aangedragen, scherpte het beeld aan en maakte het tot het voltooide totaalbeeld.
1. Workshop & analyse
Samen werden centrale procesgebieden, technische veranderingen en strategische doelstellingen gestructureerd en met elkaar verbonden.
2. Prototyping & iteratie
De inhoud werd vertaald naar een beeldlogica die administratieve ontlasting, digitale processen en effectiviteit ter plaatse met elkaar verbindt.
3. Feedback & afronding
Ten slotte werd het beeld door input van de projectleiding gefinaliseerd en aangevuld met talrijke, asynchrone feedback.
Effect & resultaten
Het Big Picture dient als centraal communicatie-instrument voor ZAMI. Het ondersteunt de interne oriëntatie en helpt medewerkers wereldwijd om de transformatie te begrijpen en hun eigen bijdrage te zien.
"Het grote geheel creëert een gemeenschappelijke noemer"
"In een transformatieproject van deze omvang is het niet voldoende om alleen systemen om te zetten. We moesten eerst een gemeenschappelijke noemer vinden – in onze processen, in onze rollen en in ons begrip van samenwerking. Voorheen had elke afdeling zijn eigen logica. Het grote geheel heeft ons geholpen om deze perspectieven samen te brengen en een uniforme basis te creëren. Het maakt zichtbaar hoe menselijke samenwerking en technische standaardisatie samenwerken – en waarom juist dat de basis is voor duurzame verandering."
Bron, functie
Veelgestelde vragen over
Grote foto's
Wat is een 'big picture' precies?
Een big picture is een visuele weergave van complexe onderwerpen zoals bedrijfsstrategieën, processen of visies. Het vat alle belangrijke informatie samen in één enkele, gemakkelijk te begrijpen grafiek, die verbanden en processen duidelijk weergeeft.
Voor welke doeleinden kan ik een Big Picture gebruiken?
Big Pictures zijn veelzijdig inzetbaar: voor interne communicatie (onboarding van medewerkers, strategie-workshops), externe communicatie (klantenpresentaties, marketing), trainingen, verandermanagement en voor het visualiseren van complexe projecten.
In welke formaten wordt het Big Picture geleverd?
Wij leveren uw Big Picture in verschillende formaten: als bestand voor gebruik in alle digitale kanalen, als hoogwaardige grootformaatprint voor uw bedrijfsruimten, als geanimeerde video voor presentaties of onlinekanalen en als interactieve Click Picture met infoboxen voor digitale toepassingen.
Hoe lang duurt het om een big picture te ontwikkelen?
De duur hangt af van de complexiteit van het onderwerp en de gewenste omvang. Na een eerste adviesgesprek stellen we een gedetailleerd tijdschema en een transparant kostenoverzicht op.
Hoe wordt het grote geheel aangepast aan ons bedrijf?
Elke Big Picture is uniek. We werken nauw met jullie samen om jullie specifieke inhoud, huisstijl en bedrijfswereld nauwkeurig weer te geven. Het proces verloopt in verschillende afstemmingsfasen.
Bieden jullie ook een gratis eerste concept aan?
Ja, graag. Tijdens een gratis eerste gesprek kunnen we ook de mogelijkheid bespreken om een vrijblijvend eerste concept voor uw specifieke onderwerp te ontwikkelen, zodat u een idee krijgt van de mogelijkheden.
Big Pictury
Juridisch
Deze website dient ter algemene informatie. Wij zijn niet verantwoordelijk voor externe inhoud.