Större effekt för en värld utan hunger
Med transformationsprojektet ZAMI omorganiserar Welthungerhilfe sina administrativa och organisatoriska strukturer. Helhetsbilden skapar klarhet om mål, sammanhang och förändringar och stödjer kommunikationen kring införandet av SAP S/4HANA.
Ämne
Förändring och transformation
bransch
• Internationellt utvecklingsarbete
• NGO
Format
• Helhetsbild (transformationsbild)
användningsområde
• Förändringskommunikation
• Strategikommunikation
• Transformation „Progress“
Målgrupp
• Medarbetare (globalt)
• Chefer
• Projektansvariga
Särskilda egenskaper
• Kombination av SAP-migrering, processstandardisering och strategisk omorientering
Utgångsläge och utmaning: mellan ambition och administrativ verklighet
Welthungerhilfe arbetar över hela världen i komplexa och volatila sammanhang. Samtidigt ökar kraven på transparens, efterlevnad, snabbhet och ansvarsskyldighet. Interna processer och IT-strukturer var dock delvis pappersbaserade, inte genomgående nätverksanslutna eller tekniskt föråldrade. Manuell datainmatning, parallella system och byråkratiska processer band upp resurser som egentligen behövdes för projekt på plats.
När SAP-supporten upphörde ökade trycket att agera. I transformationsprojektet ZAMI (Zentrales Administrations- und Management-Instrument) samlade Welthungerhilfe därför den organisatoriska och tekniska omorienteringen. Den nödvändiga övergången till SAP S/4HANA berörde centrala områden som inköp, ekonomi och givarhantering – och därmed nästan alla kontor och medarbetare.
Utmaningen bestod i att kommunicera denna genomgripande förändring inte som ett isolerat IT-projekt, utan som en strategisk omorientering: bort från administrativ belastning, mot tydligt strukturerade, digitaliserade och effektivare processer.
Lösningen: Orientering i omvandlingen
Helhetsbilden visar ZAMI i sitt sammanhang. Den visar hur teknisk omställning, processstandardisering och organisatorisk utveckling hänger ihop. Centrala processkedjor – från upphandling och ekonomisk styrning till givarhantering – presenteras på ett begripligt sätt och placeras i sitt strategiska sammanhang.
Det blir därmed tydligt att ZAMI är mer än bara en systemintroduktion. Bilden illustrerar hur automatisering, molnbaserade lösningar och tydligt definierade ansvarsområden bidrar till att minska administrativa kostnader och använda resurser på ett mer målinriktat sätt.
På så sätt skapas en gemensam förståelse för varför omvandlingen är nödvändig, vilka förändringar den medför och hur den på lång sikt stärker organisationens effektivitet.
Enskilda scener
Förändring tillsammans
Förändring kräver engagemang och förtroende. En förändringsprocess lyckas inte på egen hand, utan genom ömsesidigt stöd och samarbete. Nya vägar tas gemensamt – med öppenhet, pålitlighet och det gemensamma målet att skapa en hållbar förändring.
Utveckla kompetenser
Systemförändringar blir endast effektiva om människor aktivt deltar i förändringsprocessen. Nya processer och digitala verktyg kräver ytterligare kompetens, som byggs upp genom riktad utbildning och coaching. Endast på så sätt kan medarbetarna utnyttja de nya systemens potential på ett säkert och ansvarsfullt sätt.
Automatiserad arbetsgrund
Systemomställningen och en enhetlig datakälla möjliggör enkel hämtning och utvärdering av information. Detta sparar inte bara tid, utan ger också medarbetarna ett varaktigt stöd, så att de får mer tid över för viktiga uppgifter.
Så uppstod helhetsbilden
Tack vare innehåll som tillhandahölls i förväg kunde ett första utkast till bildvärlden skapas redan före kick-offen. Därmed lades grunden för innehållsstrukturen och de första bildpersonerna kunde flytta in i bilden i form av avstämningsscener. Detta utkast utgjorde sedan grunden för vidareutvecklingen vid kick-offen.
Därefter följde ytterligare aspekter och idéer som väckte bilden till liv. När allt innehåll hade presenterats kunde projektgruppen utökas med projektledningen för transformationen. Den extra input som detta medförde skärpte bilden och gjorde den till den färdiga helhetsbilden.
1. Workshop & analys
Gemensamt strukturerades och kopplades centrala processområden, tekniska förändringar och strategiska mål samman.
2. Prototyputveckling och iteration
Innehållet har översatts till en bildlogik som kombinerar administrativ avlastning, digitala processer och effekt på plats.
3. Feedback och slutförande
Slutligen finaliserades bilden med hjälp av input från projektledningen och kompletterades med omfattande, asynkron feedback.
Effekt & resultat
Big Picture fungerar som ett centralt kommunikationsverktyg för ZAMI. Det stöder den interna orienteringen och hjälper medarbetare världen över att förstå omvandlingen och sin egen roll i den.
”Helhetsbilden skapar en gemensam nämnare”
”I ett transformationsprojekt av denna storlek räcker det inte att bara byta ut system. Vi var först tvungna att hitta en gemensam nämnare – i våra processer, i våra roller och i vår förståelse av samarbete. Tidigare hade varje område sin egen logik. Helhetsbilden hjälpte oss att föra samman dessa perspektiv och skapa en enhetlig bas. Den synliggör hur mänskligt samarbete och teknisk standardisering samverkar – och varför just det är grunden för hållbar förändring.”
Citat, position
Vanliga frågor om
Stora bilder
Vad är egentligen en "helhetsbild"?
En big picture är en visuell presentation av komplexa ämnen som företagsstrategier, processer eller visioner. Den sammanfattar all viktig information i en enda, lättförståelig grafisk presentation som tydligt visar samband och processer.
För vilka ändamål kan jag använda en Big Picture?
Big Pictures kan användas på många olika sätt: för intern kommunikation (introduktion av nya medarbetare, strategiarbeten), extern kommunikation (kundpresentationer, marknadsföring), utbildning, förändringshantering och för att visualisera komplexa projekt.
I vilka format levereras Big Picture?
Vi levererar din Big Picture i olika format: som fil för användning i alla digitala kanaler, som högkvalitativ storutskrift för dina lokaler, som animerad video för presentationer eller onlinekanaler och som interaktivt klickbart bild med infoboxar för digitala applikationer.
Hur lång tid tar det att utveckla en Big Picture?
Tiden beror på hur komplicerat ämnet är och hur mycket du vill ha gjort. Efter ett första samtal gör vi en detaljerad tidsplan och en tydlig kostnadsöversikt.
Hur anpassas helhetsbilden till vårt företag?
Varje Big Picture är unik. Vi arbetar nära er för att exakt återspegla ert specifika innehåll, er företagsdesign och er företagsvärld. Processen sker i flera samordningssteg.
Erbjuder ni också ett kostnadsfritt första koncept?
Ja, gärna. Under ett kostnadsfritt inledande samtal kan vi också diskutera möjligheten att ta fram ett icke-bindande första koncept för just ert tema, så att ni får en uppfattning om möjligheterna.
Big Pictury
Juridisk information
Denna webbplats är avsedd för allmän information. Vi tar inget ansvar för externt innehåll.