Mehr Wirkung für eine Welt ohne Hunger
Mit dem Transformationsprojekt ZAMI richtet die Welthungerhilfe ihre administrativen und organisatorischen Strukturen neu aus. Das Big Picture schafft Klarheit über Ziele, Zusammenhänge und Veränderungen und unterstützt die Kommunikation der SAP S/4HANA-Einführung.
Thema
Change & Transformation
Branche
• Internationale Entwicklungsarbeit
• NGO
Format
• Big Picture (Transformationsbild)
Einsatzbereich
• Change-Kommunikation
• Strategiekommunikation
• Transformation „Progress“
Zielgruppe
• Mitarbeitende (global)
• Führungskräfte
• Projektverantworliche
Besonderheiten
• Verbindung von SAP-Migration, Prozessstandardisierung und strategischer Neuausrichtung
Ausgangssituation & Herausforderung: Zwischen Anspruch und administrativer Realität
Die Welthungerhilfe arbeitet weltweit in komplexen und volatilen Kontexten. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Transparenz, Compliance, Geschwindigkeit und Rechenschaftspflicht. Interne Prozesse und IT-Strukturen waren jedoch teilweise papierbasiert, nicht durchgängig vernetzt oder technisch überholt. Manuelle Dateneingaben, parallele Systeme und bürokratische Abläufe banden Ressourcen, die eigentlich für Projekte vor Ort benötigt werden.
Mit dem Auslaufen des SAP-Supports entstand zusätzlicher Handlungsdruck. Im Transformationsprojekt ZAMI (Zentrales Administrations- und Management-Instrument) bündelte die Welthungerhilfe daher die organisatorische und technische Neuausrichtung. Die notwendige Umstellung auf SAP S/4HANA betraf zentrale Bereiche wie Beschaffung, Finanzen und Donor Management – und damit nahezu alle Standorte und Mitarbeitenden.
Die Herausforderung bestand darin, diese tiefgreifende Veränderung nicht als isoliertes IT-Vorhaben zu kommunizieren, sondern als strategische Neuausrichtung: weg von administrativer Belastung, hin zu klar strukturierten, digitalisierten und effizienteren Prozessen.
Die Lösung: Orientierung in der Transformation
Das Big Picture macht ZAMI als Gesamtzusammenhang sichtbar. Es zeigt, wie technische Umstellung, Prozessstandardisierung und organisatorische Weiterentwicklung ineinandergreifen. Zentrale Prozessketten – von der Beschaffung über die Finanzsteuerung bis hin zum Donor Management – werden verständlich dargestellt und in den strategischen Kontext eingeordnet.
So wird deutlich: ZAMI ist mehr als eine Systemeinführung. Das Bild verdeutlicht, wie Automatisierung, cloudbasierte Lösungen und klar definierte Verantwortlichkeiten dazu beitragen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Ressourcen gezielter einzusetzen.
Auf diese Weise entsteht ein gemeinsames Verständnis dafür, warum die Transformation notwendig ist, welche Veränderungen sie mit sich bringt und wie sie langfristig die Wirksamkeit der Organisation stärkt.
Einzelne Szenen
Gemeinsam Wandeln
Veränderung erfordert Einsatz und Vertrauen erfordert. Ein Change-Prozess gelingt nicht allein, sondern durch gegenseitige Unterstützung und Zusammenarbeit. Neue Wege werden gemeinsam gegangen – getragen von Offenheit, Verlässlichkeit und dem gemeinsamen Ziel, den Wandel nachhaltig zu gestalten.
Kompetenzen entwickeln
Systemumstellungen werden nur dann wirksam, wenn Menschen den Wandel aktiv mitgestalten. Neue Prozesse und digitale Werkzeuge erfordern zusätzliche Fähigkeiten, die durch gezielte Schulungen und Coaching aufgebaut werden. Nur so können Mitarbeitende das Potenzial der neuen Systeme sicher und verantwortungsvoll nutzen.
Automatisierte Arbeitsgrundlage
Die Systemumstellung und eine einheitliche Datenquelle ermöglichen den unkomplizierten Abruf und die Auswertung von Informationen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern unterstützt die Mitarbeitenden nachhaltig, sodass mehr Zeit für wesentliche Aufgaben bleibt.
So entstand das Big Picture
Durch vorab zur Verfügung gestellte Inhalte konnte bereits vor dem Kick-Off ein erster Entwurf der Bildwelt erstellt werden. Dabei wurde der Grundstein für die inhaltliche Struktur gelegt und erste Bildbewohner durften in Form von Abstimmungsszenen in das Bild einziehen. Dieser Stand bildete dann die Grundlage zur Weiterentwicklung im Kick-Off Termin.
Es folgten weitere Aspekte und Ideen die das Bild zum leben erweckten. Als alle Inhalte repräsentiert wurden, konnte die Projektgruppe um die Projektleitung der Transformation erweitert werden. Der dadurch zusätzlich eingebrachte Input schärfte das Bild und machte daraus das fertige Big Picture.
1. Workshop & Analyse
Gemeinsam wurden zentrale Prozessbereiche, technische Veränderungen und strategische Zielsetzungen strukturiert und miteinander verknüpft.
2. Prototyping & Iteration
Die Inhalte wurden in eine Bildlogik übersetzt, die administrative Entlastung, digitale Prozesse und Wirkung vor Ort miteinander verbindet.
3. Feedback & Finalisierung
Abschließend wurde das Bild durch Input der Projektleitung finalisiert und mit zahlreichem, asynchronem Feedback abgerundet.
Wirkung & Ergebnisse
Das Big Picture dient als zentrales Kommunikationsinstrument für ZAMI. Es unterstützt die interne Orientierung und hilft Mitarbeitenden weltweit, die Transformation einzuordnen und ihren eigenen Beitrag zu verstehen.
„Das Big Picture schafft einen gemeinsamen Nenner“
„In einem Transformationsprojekt dieser Größenordnung reicht es nicht, nur Systeme umzustellen. Wir mussten erst einen gemeinsamen Nenner finden – in unseren Prozessen, in unseren Rollen und in unserem Verständnis von Zusammenarbeit. Vorher hatte jeder Bereich seine eigene Logik. Das Big Picture hat uns geholfen, diese Perspektiven zusammenzuführen und eine einheitliche Basis zu schaffen. Es macht sichtbar, wie menschliche Zusammenarbeit und technische Standardisierung zusammenwirken – und warum genau das die Grundlage für nachhaltige Veränderung ist.“
Zitatgeber, Position
Häufig gestellte Fragen zu
Big Pictures
Was genau ist ein "Big Picture"?
Ein Big Picture ist eine visuelle Darstellung komplexer Themen wie Unternehmensstrategien, Prozesse oder Visionen. Es fasst alle wichtigen Informationen auf einer einzigen, leicht verständlichen Grafik zusammen, die Zusammenhänge und Abläufe klar aufzeigt.
Für welche Zwecke kann ich ein Big Picture nutzen?
Big Pictures sind vielseitig einsetzbar: für die interne Kommunikation (Mitarbeiter-Onboarding, Strategie-Workshops), die externe Kommunikation (Kundenpräsentationen, Marketing), Schulungen, Change Management und zur Visualisierung komplexer Projekte.
In welchen Formaten wird das Big Picture geliefert?
Wir liefern euer Big Picture in verschiedenen Formaten: als Datei nur Nutzung in allen digitalen Kanälen, als hochwertigen Großdruck für eure Räumlichkeiten, als animiertes Video für Präsentationen oder Online-Kanäle und als interaktives Click Picture mit Infoboxen für digitale Anwendungen.
Wie lange dauert die Entwicklung eines Big Pictures?
Die Dauer hängt von der Komplexität des Themas und dem gewünschten Umfang ab. Nach einem ersten Beratungsgespräch erstellen wir einen detaillierten Zeitplan und eine transparente Kostenübersicht.
Wie wird das Big Picture an unser Unternehmen angepasst?
Jedes Big Picture ist ein Unikat. Wir arbeiten eng mit euch zusammen, um eure spezifischen Inhalte, euer Corporate Design und eure Unternehmenswelt exakt abzubilden. Der Prozess erfolgt in mehreren Abstimmungsschritten.
Bietet ihr auch ein kostenloses Erstkonzept an?
Ja, gerne. Im Rahmen eines kostenlosen Erstgesprächs können wir auch die Möglichkeit besprechen, ein unverbindliches Erstkonzept für euer spezifisches Thema zu entwickeln, damit ihr eine Vorstellung von den Möglichkeiten bekommt.
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